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Creación de la Dirección de Gestión de Información
Nº 34376-MEIC
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y El MINISTRO DE ECONOMÍA INDUSTRIA Y COMERCIO
En uso de las facultades conferidas en los incisos 3) y 18) del artículo 140 y el artículo 146 de la Constitución Política del 7 de noviembre de 1949; inciso 2.b) del artículo 28 siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública, Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978, Reglamento a la Ley Orgánica del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, en el Decreto Ejecutivo Nº 32475 del 18 mayo del 2005 y sus reformas.
Considerando:
—Que nuestro país está inmerso en la nueva era de la economía basada en el conocimiento, la cual requiere información procesada, sistematizada y con un gran valor agregado de investigación, para que sea un producto eficiente y veraz para una adecuada toma de decisiones. —Que han surgido nuevos componentes debido al avance en las nuevas tecnologías de información del entorno institucional y de la nueva era de las autopistas de la información: Internet, en las cuales, el MEIC inició su trabajo desde el inicio de Internet en Costa Rica. —Que es importante tener presente que la administración de la información institucional constituye uno de los objetivos del Sistema de Control Interno, según lo dispone el artículo 8º de la Ley General de Control Interno Nº 8292 y el numeral 5.6 del Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización, y que de acuerdo con el Artículo Nº 16 la responsabilidad del buen funcionamiento recae en el jerarca y los titulares subordinados. —Que en este siglo de la sociedad del conocimiento y por ende de las organizaciones dentro de la información y el conocimiento, es relevante para nuestra institución incursionar en la sociedad actual que se caracteriza por moverse como nunca había ocurrido, alrededor de las tecnologías. —En este período, el papel preponderante de la tecnología hace que se replantee la visión tradicional de ésta, como el conjunto de aparatos y procedimientos y se comienza a perfilar un nuevo concepto de tecnología, donde el énfasis se encuentra más en el proceso que en los productos. —Esta revolución tiene como impacto que se vea a la sociedad como un todo, donde el capital lo constituye el conocimiento, cuyas características es una sociedad totalmente influenciada por las emergentes tecnologías de la información y de la comunicación. —Por lo que este impacto es transmitido a nuestras organizaciones a lo que no se escapa el Ministerio de Economía, Industria y Comercio, motivo por el cual se hizo necesario el cambio parcial de la estructura interna de la Institución, en procura de permanecer y mantener el rumbo competitivo y de punta, proporcionando información y conocimiento acorde a las necesidades de los clientes y bajo los parámetros que exige la sociedad hoy en día. —Que resulta necesario crear la Dirección de Gestión de Información con el fin de Orientar los esfuerzos institucionales a la eliminación de actividades innecesarias; fomentar el mejoramiento continuo de los servicios a los clientes: impulsar una cultura organizacional, orientada a los resultados y productos, estableciendo formas de organización basadas en procesos; impulsar el uso de mejores prácticas y gestionar los servicios internos con formalidad y calidad (insourcing).
—Que una nueva Dirección traerá beneficios al MEIC, tales como una organización dinámica orientada al cliente, a procesos y al trabajo en equipo, una organización ágil y flexible en la toma de decisiones, con mecanismos de control de desempeño estratégico y operacional, una estructura simple pero eficaz y eficiente, la medición constante de la satisfacción del servicio, el aprovechamiento de economías de escala y la asignación dinámica de recursos.
—Que ha sido necesario adecuar la estructura actual del MEIC, a la luz de la normativa supra indicada, a fin de efectuar los ajustes necesarios para su fiel cumplimiento.
—Que el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, mediante el oficio Nº DMVHV-229-07 de fecha 21 de diciembre de 2007, registró la modificación a la estructura interna del MEIC consistente en suprimir las unidades staff de Informática e Información y pasan a formar parte del nivel operativo en la Dirección de Gestión de Información, cumpliendo disposiciones establecidas en las Leyes Nº 5525 Ley de Planificación Nacional y la Nº 7688 Ley Marco para la Transformación Institucional y Reformas de la Ley de Sociedades Anónimas Laborales, así como, los Decretos Nº 33713-MP-PLAN-MTSS y Nº 33783-MP-PLAN-MTSS y la Directriz 021-PLAN. Por tanto,
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DECRETAN:
Artículo 1º—Deróguense los numerales 10 y 11 del Decreto Ejecutivo Nº 32475 del 18 mayo del 2005 y sus reformas, Reglamento a la Ley Orgánica del Ministerio de Economía, Industria y Comercio.
Artículo 2º—Adiciónese los artículos 10, 11, 11 bis, 11 ter y 11 quater al Decreto Ejecutivo Nº 32475 del 18 mayo del 2005 y sus reformas, Reglamento a la Ley Orgánica del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, para que en lo sucesivo se lea de la siguiente manera:
“Artículo 10.—Dirección de Gestión de Información. A esta le corresponde proporcionar la información y el conocimiento atinente al quehacer institucional, de manera oportuna, ágil y veraz bajo la plataforma tecnológica que exige nuestra sociedad para la toma de decisiones, la investigación y generación de nuevo conocimiento. Dentro de sus funciones le corresponde::
Identificar, almacenar, diseminar y administrar la información atinente al quehacer institucional.
Asesorar y brindar la información para contribuir a generar nuevo conocimiento. Apoyar a las diferentes áreas y unidades de la institución en lo concerniente a la tecnología y la comunicación. Proporcionar recursos de información adecuados que contribuyan a la competitividad del MEIC. Contribuir con la sistematización de la gestión de información documental y conocimiento empresarial a nivel institucional. - Satisfacer adecuadamente los requerimientos de los clientes.
Artículo 11. —Organización. Para cumplir con sus funciones, la Dirección de Gestión de Información, estará conformada por los siguientes Departamentos:
- Gestión de Información
- Gestión del Conocimiento
- Servicios de Tecnología y Comunicación
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Artículo 11 bis.—Departamento de Gestión de Información: A dicho Departamento le corresponde ejecutar las siguientes funciones:
Crear, administrar y evaluar un sistema integral de gestión de documentos administrativos en el ámbito institucional, utilizando las herramientas tecnológicas necesarias y aplicando las normas internacionales existentes en la materia. Conformar un Comité Institucional de Clasificación Documental que conforme, valide y actualice un esquema de clasificación normalizado a nivel institucional, con el fin de garantizar su aplicación efectiva en toda la organización. Vigilar porque los sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos que se implementen en el Ministerio incluyan todas las políticas y normas institucionales referentes a la distribución, registro, clasificación, ordenación, descripción y valoración documental. Capacitar y asesorar técnicamente a todos los funcionarios del Ministerio para que conozcan y apliquen el Sistema Integral de Gestión de Documentos Administrativos. Centralizar la recepción, registro y distribución de la documentación administrativa que ingresa y se produce en la institución, para garantizar el rescate de información y agilizar las gestiones y procesos administrativos. Transferir a la Dirección General del Archivo Nacional, aquella documentación declarada con valor científico cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos luego de haber superado los 20 años de su emisión. Integrar y velar por el funcionamiento del Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental. Supervisar la aplicación de las políticas archivísticas que emita la Dirección General del Archivo Nacional. Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional, de las labores y evolución archivística de la Institución. Cualquier otra función expresada en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley General de Control Interno, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, y todas aquellas leyes atinentes. Valorar y seleccionar toda la información que ingresa a la Institución. Catalogación y clasificación de los documentos, mediante normas estandarizadas internacionales. Digitalización de la jurisprudencia institucional. Administrar la información contenida en distintos soportes tanto impresa como digital que genere y reciba la institución. :::::: Ir Arriba :::::
Administrar los diversos componentes de la página Web de la institución, de acuerdo con la normativa internacional de publicación de contenidos. Actualizar los contenidos de la página Web en coordinación con las diferentes direcciones del Ministerio. Respaldar y actualizar periódicamente los contenidos de las diferentes bases de datos automatizadas, para asegurar el contenido de la información, así como brindar oportuna a todos los usuarios que utilicen la red de Internet como medio de consulta. Definir las políticas de normalización de la presentación de la información en las diferentes páginas Web. Determinar y supervisar por el cumplimiento de las normas para la presentación de los documentos elaborados, respetando los estándares internacionales y protegiendo la propiedad intelectual del MEIC. Trasladar al departamento de Servicios de Tecnología y comunicación los archivos correspondientes, para que sean incluidos en la parte pública de la página Web ministerial de acuerdo a los requerimientos de seguridad tecnológicos. Administrar las estadísticas empresariales costarricenses (ESEC). Normalizar, administrar y diseminar la producción intelectual de la institución. Cualquier otra función relacionada con su competencia.
Artículo 11ter.—Departamento de Gestión del Conocimiento: A este Departamento le corresponde ejecutar las siguientes funciones:
Administrar y promover el manejo del conocimiento institucional, favoreciendo su acceso a los usuarios internos y externos, utilizando para ello herramientas tecnológicas. Diseminación del conocimiento por medio del uso de las herramientas de tecnología que mejor se adapten, tomando en cuenta la naturaleza de la información y el público al que se desea llegar, aprovechando las innovaciones, conceptos y facilidades existentes como por ejemplo, pizarras electrónicas de información, el portal institucional y el correo electrónico entre otros. Contar con servicios y recursos informáticos mediante la centralización y difusión de información especializada de la producción documental institucional, proveniente de investigaciones, de procesos administrativos, de experiencias en proyectos o de captura de medios electrónicos, que contribuyan al desarrollo integral y de modernización del MEIC. Crear y coordinar el Comité de Conocimiento Institucional el cual tiene que dictar las normas para la producción y difusión de la propiedad intelectual de la institución. Brindar servicios que difundan nuevo conocimiento relativo a la industria, comercio, servicios, consumidor, competencia, desregulación, metrología, reglamentación técnica, pequeña y mediana empresa, codex alimentarius, obstáculos técnicos, competitividad y sobre cualquier tema vinculado con el accionar de la institución. Facilitar la investigación documental de los temas solicitados por los diferentes entes del Ministerio, en el ámbito nacional e internacional para brindar información eficaz y actualizada que sirva de insumo para la toma de decisiones. Crear repositorios que garanticen la centralización, acceso y difusión del conocimiento que es atinente a los fines y objetivos institucionales. Cualquier otra función relacionada con su competencia.
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Artículo 11 quater.—Departamento de Tecnología y Comunicación: A dicho Departamento le corresponde ejecutar las siguientes funciones:
Optimizar y reforzar los recursos informáticos actuales y requeridos por la Institución. Elaborar manuales de procedimientos informáticos para el adecuado funcionamiento y aprovechamiento de los recursos de la Institución. Analizar e implementar soluciones de comunicación a través de redes locales y globales de información que permitan el intercambio de datos entre los miembros de la Organización y con personas externas por medio de canales seguros. Garantizando el buen funcionamiento de las redes, las aplicaciones, bases de datos relacionadas y el apoyo logístico necesario para su establecimiento. Establecer mecanismos apropiados con el propósito de fomentar una cultura informática en el ámbito institucional, mediante la realización de programas de capacitación. Crear e implementar proyectos que respondan a las necesidades de automatización de las unidades y los servicios que se prestan. Diseñar la plataforma ideal para el mantenimiento del Sitio Web del Ministerio, con la finalidad de facilitar a los usuarios el acceso a las páginas Web. Brindar el soporte tecnológico para el diseño, implementación y funcionamiento de las páginas Web que conforman el Sitio Web de la Institución. Brindar a la función de tecnología del Ministerio las orientaciones técnicas necesarias para la toma de decisiones en cuanto a estrategias de comunicación e imagen institucional. Diseñar y coordinar programas que permitan promover y mejorar la imagen de la función de tecnología del Ministerio tanto interna como externamente, la cual debe proyectarse positiva y dinámica. Normalizar en el MEIC todo lo referente al área de Tecnologías y Comunicación, estableciendo metodologías, políticas, herramientas, técnicas, procedimientos y métricas necesarias. Cualquier otra función relacionada con su competencia.
Artículo 3º—Rige a partir de su publicación.
Dado en la Presidencia de la República.—San José, a los 4 días del mes de febrero del dos mil ocho.
ÓSCAR ARIAS SÁNCHEZ.—El Ministro de Economía, Industria y Comercio, Marco A. Vargas Díaz.—1 vez.—(Solicitud Nº 15939).—C-131360.—(D34376-21645).
LA GACETA Nº 52 DEL 13 DE MARZO DEL 2008
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